BOOKKEEPING

Mag-upload ng statement,
buo na ang libro

Ang mga bank at card statement ay nagiging mga transaksyong naka-categorize, at mula roon ay lumalabas ang trial balance, profit & loss at balance sheet. I-push sa QuickBooks — o i-close ang buwan dito mismo.

STATEMENTS → TRANSAKSYON

Walang magta-type ulit ng kahit ano

Ang statement na na-upload na ng kliyente mo sa portal ay diretsong pumapasok sa libro. Nawawala ang hakbang na i-download at i-type ulit.

✓Chase · BofA · Amex · Citi · Capital One · Discover · Synchrony · Citizens · Eastern · East West — PDF ng 12 bangko at card
✓Kapag hindi tugma ang PDF layout ng isang bangko, puwede ang OFX/QFX o CSV download nito
✓Ang na-scan na PDF na walang text layer ay nagsasabing “hindi namin ito mabasa” — hindi ito kailanman pinapalusot bilang zero na transaksyon
✓Ang pagbasa ulit sa parehong statement ay hindi nagdodoble sa libro — kinikilala ng petsa, halaga, paglalarawan at pagkakasunod ang parehong linya
✓Kung may ibang statement na sumasaklaw na sa parehong period, sasabihin ng resulta kung alin
✓Pumapasok ang mga tseke ayon sa numero, at kung may check register ang opisina mo, ibinabalik namin ang payee kasama nila

Ang statements card — may sariling linyang “verified” ang bawat statement na nabasa. Hindi kailanman nakakapasok ang file na walang masusuri

BERIPIKASYON

Tatlong hiwalay na check sa nabasa namin

May sariling sagot ang statement — mga total bawat seksyon, ang balance equation, ang bilang ng transaksyon. Hindi namin hinuhulaan kung tama ang pagbasa; sinusukat namin ito laban sa tatlo.

✓Ang naka-print na total ng bawat seksyon = ang kabuuan ng nabasa namin sa seksyong iyon
✓Simula + galaw = katapusan (sa card: nakaraan − galaw = bagong balanse)
✓Ang bilang ng transaksyon na sinasabi ng statement = ang bilang ng transaksyong ginawa namin
✓Kapag may isang hindi tugma, walang green light — ipinapakita namin kung aling check ang mali at gaano kalaki
✓Ang file na walang masusuri (CSV na walang balance column) ay tinatanggihan agad — ang green light na walang ginagarantiya ang delikado
✓Pero hindi ka namin hinaharangan. May typo rin ang mga statement — mananatili lang na pula ang buwan hanggang may tumingin

Kapag pumalya ang isang check — walang green light, at sinasabi kung aling check ang mali at gaano kalaki. Pero hindi ka pa rin nito hinaharangan

PAG-CATEGORIZE

Ang rule na itinakda mo minsan ay sasalo sa susunod na buwan

Gumawa ng rule batay sa pangalan ng vendor at lahat ng susunod na statement ay darating na naka-categorize. Nasa bahagi lang ng pagmumungkahi ng rule ang AI.

✓Isang linya ang rule — pattern → account — at nananatili ito sa listahan, kaya laging may sagot ang “bakit doon napunta”
✓Nagmumungkahi lang ng rule ang AI; tao ang nag-a-apply. Mula noon, gumagana ang mga rule nang walang AI
✓Hatiin ang isang transaksyon sa ilang account — ang kabuuan ng split ay laging katumbas ng transaksyon
✓Ang mga transfer na bangko↔card ay pinapares at binibilang nang isang beses, hindi dalawa
✓Ang account na pinili ng tao ay hindi kailanman napapalitan kapag nag-re-categorize
✓I-import ang iyong QuickBooks bank rules (.xls) nang ganoon mismo

Mga bank transaction — pending, posted at excluded, at puwedeng baguhin ang account doon mismo. Binibilang ng huling row ang pumasok bawas ang lumabas

INVOICE AT BILL

Accrual o cash — ikaw ang bahala

Mag-issue ng invoice (A/R) at bill (A/P) dito, saka i-link ang mga deposito at bayad na nag-a-settle sa mga ito. Isang click lang ang basis ng report.

✓May item, dami at rate ang bawat linya — ang halaga ay ang product nila, at kinukuwenta ulit ng server para makasiguro
✓Napo-post ang receivable at kita sa petsa ng pag-issue; nali-link ang bank line kapag pumasok na ang pera
✓Open · partial · paid, may 30/60/90 na aging bawat customer at vendor
✓Nagpapalit ang mga report sa pagitan ng Cash at Accrual sa isang click
✓Ang mga kandidato sa 1099-NEC ay bumibilang lang ng perang talagang lumabas — ang hindi pa bayad na bill ay hindi bayad

Mga invoice (A/R) — lumalabas bilang status ang partial payment, at nangunguna sa header line ang 30/60/90 na aging

FINANCIAL STATEMENTS

Trial balance · P&L · balance sheet

Kapag tapos na ang pag-categorize, nandiyan na ang mga statement. Pumili ng period, i-save sa PDF, ibigay sa kliyente.

✓Trial balance, profit & loss, balance sheet at account ledger — para sa period na pinili ng opisina mo
✓Ang screen mismo ang nagsasabi kung tugma ang debit at credit
✓Kung may hindi pa naka-categorize, sinasabi muna nito — iyon ang mawawala sa mga statement
✓📄 Ang PDF ay ang mismong table na tinitingnan mo — walang hiwalay na PDF version na puwedeng lumihis sa screen
✓Binubuksan ng kliyente mo ang parehong mga statement sa portal nila — read only, at ang pinost mo lang

Ang trial balance — inuuna nitong sabihin kung ano pa ang wala sa libro at aling mga account ang walang type, saka nito mismo sinasabi kung tugma ang debit at credit

QUICKBOOKS · DRAKE · CLOSE

Lalabas sa format na gamit mo na

Tapusin ang libro dito o ipasa sa QuickBooks — opisina mo ang magpapasya. Hindi hinaharangan ng TaxPin ang alinmang daan.

✓I-import ang chart of accounts ng QuickBooks Online at itugma sa amin
✓Magpadala ng transaksyon sa QBO, at kung nagkamali, i-undo lang ang mga record na ginawa namin
✓Inilalagay ng reconcile screen ang trial balance nila katabi ng sa iyo, bawat account
✓Nakakakuha ang Drake Accounting ng journal-entry CSV
✓I-close ang isang buwan at wala nang paraan para mabago ito
✓I-off ang bookkeeping at maghihintay ang data nang apat na taon — i-on ulit at nandoon pa rin lahat

Ang QuickBooks reconcile screen — ang trial balance nila katabi ng sa iyo, bawat account, at itinuturo kung ano ang nasa isang panig lang at bakit

🛡 Gusto mo bang malaman kung paano pinoprotektahan ang mga dokumento?

Tingnan ang security architecture →