SAO KÊ → GIAO DỊCH
Không ai phải gõ lại gì cả
Sao kê mà khách hàng đã tải lên cổng thông tin đi thẳng vào sổ sách. Bước tải về rồi gõ lại biến mất.
- ✓Chase · BofA · Amex · Citi · Capital One · Discover · Synchrony · Citizens · Eastern · East West — PDF của 12 ngân hàng và thẻ
- ✓Khi bố cục PDF của một ngân hàng không khớp, tệp OFX/QFX hoặc CSV tải về từ ngân hàng đó sẽ dùng được
- ✓PDF scan không có lớp chữ sẽ báo “chúng tôi không đọc được” — không bao giờ bị coi là không có giao dịch nào
- ✓Đọc lại cùng một sao kê không làm sổ sách tăng gấp đôi — ngày, số tiền, mô tả và lần xuất hiện nhận ra cùng một dòng
- ✓Nếu đã có sao kê khác bao phủ cùng kỳ, kết quả xử lý sẽ cho bạn biết là sao kê nào
- ✓Séc được nhập theo số, và nếu văn phòng có sổ đăng ký séc, chúng tôi gắn lại người nhận tiền cho từng séc
ĐỐI CHIẾU
Ba lớp kiểm tra độc lập cho những gì chúng tôi đọc
Sao kê tự mang đáp án — tổng từng phần, phương trình số dư, số lượng giao dịch. Chúng tôi không đoán việc đọc có đúng không; chúng tôi đo nó với cả ba.
- ✓Tổng in trên mỗi phần = tổng những gì chúng tôi đọc từ phần đó
- ✓Đầu kỳ + phát sinh = cuối kỳ (với thẻ: kỳ trước − phát sinh = số dư mới)
- ✓Số giao dịch sao kê ghi = số giao dịch chúng tôi tạo ra
- ✓Chỉ cần một mục không khớp là không có đèn xanh — chúng tôi chỉ rõ mục nào lệch và lệch bao nhiêu
- ✓Tệp không có gì để kiểm tra (CSV không có cột số dư) bị từ chối ngay — đèn xanh không đảm bảo gì mới là nguy hiểm
- ✓Dù vậy, chúng tôi không chặn bạn. Sao kê cũng có lỗi đánh máy — tháng đó chỉ đơn giản là giữ màu đỏ cho đến khi có người xem
PHÂN LOẠI
Quy tắc đặt một lần sẽ bắt được tháng sau
Viết một quy tắc theo tên nhà cung cấp và mọi sao kê sau đó đều được phân loại sẵn. AI chỉ có mặt ở chỗ đề xuất quy tắc.
- ✓Một quy tắc là một dòng — mẫu → tài khoản — và nó nằm lại trong danh sách, nên câu hỏi “vì sao lại vào đó” luôn có câu trả lời
- ✓AI chỉ đề xuất quy tắc; con người bấm áp dụng. Từ đó trở đi quy tắc chạy mà không cần AI
- ✓Chia một giao dịch cho nhiều tài khoản — tổng các phần luôn bằng giao dịch
- ✓Chuyển khoản ngân hàng↔thẻ được ghép thành một cặp và chỉ tính một lần, không phải hai
- ✓Tài khoản do người chọn không bao giờ bị ghi đè khi phân loại lại
- ✓Nhập nguyên trạng các quy tắc ngân hàng của QuickBooks (.xls)
HÓA ĐƠN BÁN & HÓA ĐƠN PHẢI TRẢ
Dồn tích hay tiền mặt — bạn quyết định
Lập hóa đơn bán (A/R) và hóa đơn phải trả (A/P) tại đây, rồi liên kết các khoản tiền vào và tiền ra tất toán chúng. Cơ sở báo cáo chỉ cần một cú bấm.
- ✓Mỗi dòng có mặt hàng, số lượng và đơn giá — số tiền là tích của chúng, và máy chủ tính lại để chắc chắn
- ✓Khoản phải thu và doanh thu được ghi vào ngày phát hành; dòng ngân hàng được liên kết khi tiền về
- ✓Chưa trả · trả một phần · đã trả, kèm tuổi nợ 30/60/90 ngày theo khách hàng và nhà cung cấp
- ✓Báo cáo chuyển giữa Tiền mặt và Dồn tích chỉ với một cú bấm
- ✓Ứng viên 1099-NEC chỉ tính tiền thực sự đã chi ra — hóa đơn chưa trả không phải là một khoản thanh toán
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng cân đối thử · Lãi lỗ · Bảng cân đối kế toán
Phân loại xong là có báo cáo. Chọn kỳ, lưu PDF, gửi cho khách hàng.
- ✓Bảng cân đối thử, báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và sổ cái tài khoản — cho kỳ văn phòng bạn chọn
- ✓Màn hình tự cho bạn biết bên Nợ và bên Có có khớp nhau không
- ✓Nếu còn gì chưa phân loại, nó báo trước — phần đó sẽ bị thiếu trong báo cáo
- ✓📄 PDF chính là bảng bạn đang xem — không có bản PDF riêng nào có thể lệch khỏi màn hình
- ✓Khách hàng mở cùng các báo cáo đó trong cổng của họ — chỉ xem, và chỉ những gì bạn đã ghi sổ
QUICKBOOKS · DRAKE · KHÓA SỔ
Xuất ra theo định dạng bạn vẫn dùng
Hoàn tất sổ sách tại đây hoặc chuyển sang QuickBooks — văn phòng bạn quyết định. TaxPin không chặn con đường nào.
- ✓Nhập hệ thống tài khoản của QuickBooks Online và khớp với hệ thống của chúng tôi
- ✓Gửi giao dịch sang QBO, và nếu gửi sai thì chỉ hoàn tác những bản ghi chúng tôi đã tạo
- ✓Màn hình đối chiếu đặt bảng cân đối thử của bên đó cạnh của bạn, từng tài khoản một
- ✓Drake Accounting nhận tệp CSV bút toán nhật ký
- ✓Đã khóa sổ một tháng thì không đường nào sửa được tháng đó nữa
- ✓Tắt tính năng sổ sách thì dữ liệu được giữ bốn năm — bật lại là mọi thứ vẫn còn nguyên
🛡 Bạn muốn biết hồ sơ được bảo vệ thế nào?
Tìm hiểu kiến trúc bảo mật →