Các biện pháp bảo vệ cốt lõi
Mã hóa khi truyền và khi lưu trữ
Mọi tài liệu được truyền qua TLS và lưu trữ với mã hóa AES-256 (khóa do nhà cung cấp hạ tầng quản lý). Cả cơ sở dữ liệu lẫn kho lưu trữ đều được mã hóa khi lưu, và quyền truy cập tệp được kiểm soát bằng bảo mật cấp hàng theo từng văn phòng và liên kết có chữ ký tự hết hạn.
AI và dữ liệu nhạy cảm
Các biểu mẫu như W-2, 1099 và giấy tờ tùy thân được đọc bằng AWS Textract. Tệp được gửi trực tiếp để xử lý và không được lưu trong tài khoản AWS của chúng tôi; tài khoản AWS đó đã bật từ chối (opt-out) để AWS không dùng nội dung của khách hàng nhằm phát triển hay cải thiện dịch vụ AI. Khi gửi văn bản tới Claude (Anthropic API) để đọc sao kê, đọc thông báo hoặc soạn thảo, SSN được che hoàn toàn và số tài khoản dài chỉ giữ 4 chữ số cuối. SSN và TIN đọc từ tài liệu được niêm phong bằng AES-256-GCM, chỉ hiển thị dạng đã che, và chỉ hiện đầy đủ sau khi xác minh hai bước, có ghi nhật ký kiểm toán.
Xác minh danh tính khi ký từ xa (KBA)
Chỉ khi văn phòng bật xác minh danh tính (KBA) cho chữ ký từ xa trên Form 8879, một cửa sổ của nhà cung cấp BoldSign mới mở ra. Khách hàng trả lời các câu hỏi dựa trên hồ sơ tín dụng tại đó rồi ký; BoldSign nhận tên tiếng Anh, email của người ký và tài liệu cần ký. Câu trả lời không đi qua máy chủ TaxPin, chúng tôi chỉ lưu kết quả đạt hoặc không đạt và hồ sơ xác minh. Sau 3 lần thất bại, việc ký chuyển sang đến văn phòng hoặc ký trên giấy.
Làm sạch tệp tải lên và quét vi-rút
Ảnh và PDF khách hàng tải lên được máy chủ lưu lại thành tệp mới. Ảnh bị loại bỏ dữ liệu vị trí và thiết bị; PDF bị loại bỏ JavaScript, tệp đính kèm và các hành động chạy khi mở. Nếu kết quả làm sạch trông khác bản gốc, bản gốc được giữ nguyên. Sau đó mọi tệp (kể cả tệp văn phòng gửi) được quét vi-rút bằng AWS GuardDuty, và tệp văn phòng gửi chỉ hiển thị cho khách hàng sau khi quét xong. Nếu phát hiện mối đe dọa, tệp bị cách ly, chỉ còn một trang thông báo và văn phòng được báo.
Cách ly hoàn toàn giữa các văn phòng (RLS)
Việc cách ly đa khách thuê được thực thi bằng Row-Level Security của PostgreSQL, không phải bằng mã ứng dụng. Mọi truy vấn trên mọi bảng đều giới hạn trong phạm vi văn phòng, nên dữ liệu của văn phòng khác đơn giản là không được trả về. Không chỉ việc đọc, việc ghi (INSERT/UPDATE) cũng bị ràng buộc với mối quan hệ văn phòng↔khách hàng.
Liên kết có chữ ký tự hết hạn
Không có URL công khai vĩnh viễn. Mọi lượt xem và tải xuống đều đi qua liên kết có chữ ký hết hạn sau vài phút, và đường dẫn lưu trữ được xác thực ở cả phân đoạn văn phòng lẫn phân đoạn khách hàng.
Xác thực hai bước (MFA · aal2)
MFA bằng ứng dụng xác thực có sẵn cho cả người khai thuế lẫn khách hàng. Điểm mấu chốt nằm ở cơ sở dữ liệu, không phải giao diện — khi đã đăng ký một yếu tố xác thực, cơ sở dữ liệu yêu cầu phiên aal2, nên chỉ có mật khẩu thì không thể chạm tới bất kỳ dữ liệu nào.
Nhật ký kiểm toán không thể sửa đổi
Tải lên, tải xuống, xóa, thay đổi hồ sơ, thay đổi nhóm, thay đổi sự đồng ý và ghi chú nội bộ đều được ghi lại tự động. Nhật ký chỉ cho phép thêm vào (append-only), và ứng dụng không thể chỉnh sửa hay xóa.
Tự động đăng xuất
Phiên làm việc kết thúc sau 30 phút không hoạt động, nên không có gì còn mở trên máy tính dùng chung hay công cộng.
Không có tài liệu trong email
Email thông báo không bao giờ đính kèm tệp — chỉ nhắc “hãy kiểm tra cổng thông tin”. Ngay cả khi hộp thư bị xâm nhập, cũng không có tài liệu nào bị lộ.
Tiêu đề bảo mật khi truyền tải
Content-Security-Policy, HSTS, X-Frame-Options (chống clickjacking) và nosniff được áp dụng trên mọi đường dẫn. Các khóa bí mật chỉ dùng phía máy chủ (khóa dịch vụ, SMTP, token SMS) không bao giờ được gửi đến trình duyệt.
Hành trình của một tài liệu
Tải lên
Khách hàng chụp ảnh; trình duyệt gửi đi qua TLS. Loại và kích thước tệp (25MB) được kiểm tra, và đường dẫn lưu trữ được gắn với đúng khách hàng và văn phòng đó.
Lưu trữ mã hóa
Được lưu với AES-256. Không bao giờ tạo URL công khai.
Thông báo
Người khai thuế nhận thông báo “có tài liệu mới” — không đính kèm, chỉ có liên kết đến cổng thông tin.
Truy cập
Chỉ người dùng được ủy quyền mới mở được, qua liên kết có chữ ký hết hạn sau vài phút. Lượt xem và tải xuống được ghi vào nhật ký kiểm toán.
Xóa
Khi xóa, tài liệu biến mất ở cả hai phía, và chính thao tác xóa cũng được ghi vào nhật ký kiểm toán.
Ai được xem gì
Tình trạng tuân thủ
Cách TaxPin đáp ứng các biện pháp kiểm soát mà quy định về dữ liệu thuế của Hoa Kỳ yêu cầu.
Hướng dẫn của IRS dành cho chuyên gia thuế về bảo vệ dữ liệu người nộp thuế. Hệ thống hỗ trợ các yêu cầu cốt lõi: mã hóa, xác thực đa yếu tố, kiểm soát truy cập, tự động khóa và ghi nhật ký truy cập.
Yêu cầu kiểm soát truy cập, mã hóa, xác thực đa yếu tố, giám sát hoạt động và quản lý thay đổi — được đáp ứng qua kiểm soát truy cập RLS, mã hóa khi truyền/khi lưu, MFA và nhật ký kiểm toán.
Chính sách quyền riêng tư của chúng tôi bao gồm thông báo quyền riêng tư GLBA.
TaxPin đảm nhận các biện pháp kiểm soát kỹ thuật trong Kế hoạch bảo mật thông tin bằng văn bản (WISP) của văn phòng (mã hóa, kiểm soát truy cập, MFA, ghi nhật ký), giúp văn phòng của bạn xây dựng kế hoạch.
Ranh giới trung thực — trách nhiệm chung
Nếu bạn có câu hỏi về bảo mật hoặc cần tài liệu thẩm định (due diligence), hãy liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào.